2008年5月21日水曜日

デジタルとアナログでタスク管理ことはじめ

異業種交流を行っているWS*2さんで講師をさせていただいた際の資料とカンペです。
http://wisdom-sharing.seesaa.net/article/96110487.html

今回はタスクを私がどういう風に認識して、管理しているのかを認識していただき、それにあったWEBアプリの利用方法をざっくりと説明しました。
どうしても詳細を話そうとなると、実際に使いもって説明するのが、理解しやすいので今度は、ワークショップ方式で出来たらいいなと、思いました。




http://docs.google.com/Presentation?id=dg87cfzw_69gwsgfzc2


はじめに

日々の生活・仕事の中でみなさん忘れものってしませんか?財布、めがね、傘、カバンなどの「物」だったらそれが必要になったときすぐに思い出せます。
けれど、それ以外の「もの」だと、うまく思い出せないことが良くあります。私はよくありますorz

そして、それに気がついたときにはとき既に遅し!となることもしばしば。。。家族からのお願いごと、自分の用事であれば、まあなんとか誤魔化しが利きますが、それが仕事に関わる事であれば、「忘れてました。ゴメンサイ。」で済まされることではありません。

今回の内容は社会人歴もうすぐ10年になる私が、今までのある程度の修羅場経験と、日頃の情報収集の中で得た知識を総動員して実践している「忘れるための」タスク管理について、その考え方と方法についてご紹介しようと思います。


自己紹介
  • ひよっこエンジニアです。
    • プログラマ歴8年くらい。
    • 最近は、システムエンジニアであることを意識してます。
  • システムエンジニアってどんな仕事?
    • 業務の仕組みを考える仕事です
      • 効率よく仕事をこなせる環境作り
      • パソコンだけじゃないですよ
        • 習慣・慣例の見直しも提案
        • 今は手作業→自動化の時代なのでITが主役
          • その先はアイデアの時代に?
      • 本質は「お客さんの業務の世界と作り手の世界との通訳」
        • 双方の知識や想像力が大切でやりがいがあります。
    • あれこれ平行してやってます
      • 喰ってなきゃいけない^^;
        • 安定した仕事
        • 新しい顧客の開拓
      • 技術を磨きたい
        • わんくま同盟
        • イベント・セミナーに参加
      • 起業したい
        • レンタルオフィス
        • システム開発
      • 勉強したい
        • 英語
        • 宅建
      • 新しいことが知りたい
        • 読書
        • 情報収集
  • 主な特徴
    • 新しいもの好き
      • 飽き性
    • 凝り性
      • 怠け者
    • 信じやすい
      • 疑い深い
  • 主なアンテナ
    • キーワード
      • Life Hacks
      • Webサービス
      • ガジェット
      • プロジェクト管理
      • 起業・ビジネス
    • BLOG・mixi見てね^^;


タスクってなに?
タスクとは目標達成のために落とし込んだ最小単位の仕事(行動)です。そのタスクを管理することが日々の行動管理の基本になります。
[手帳・システム手帳・カレンダー・ビジネスツールの総合サイトより引用]
  • タスクとは
    • 上記引用のサイトを見て説明終わり!と言いたいところ^^;
    • 具体例を挙げて説明してみる
      1. 「WS*2勉強会で講師をする」
        • これはタスクじゃないです。目標ですよ。
      2. 目標はそのままだと何も効果がありません。
        • 実際にどう行動するかが肝心!
      3. 「WS*2勉強会で講師をする」ためにどうしたらいいかを考える。
        • 「WS*2勉強会に参加する」
        • 「板羽さんと仲良くなる」
        • 「森岡さんにご馳走してみる」
        • 「講師に立候補する」
      4. さらに具体的な行動を考えたらタスクになる!
        • 「WS*2勉強会に参加する」なら
          • WS*2のホームページを毎日チェックする
          • 勉強会の予告があったらすぐ申し込む
        • 「板羽さんと仲良くなる」なら
          • BLOGをチェックする
          • 運営されているサイトを利用する
    • タスク管理は上記を効率よく行うこと!
      • そのための手法はたくさんある
        • GTD
        • 43.Folders
        • CLM

GTDとは
上記のログにも書いてあるようにGTDの極意は
1.すべきことは一カ所に入れろ
2.たまったやつはあるルールに従ってシステマティックに処理しろ
の2点。
[GTD (Getting Things Done)とは : ワークスタイル・メモより引用]
CLMとは
・GTDはある程度むずかしい(geek向け)
・もっとシンプルな行動システムが必要
・Simple Life時代のもっとも流通しやすい知識形態…チェックリストにまで落とし込めば使いやすい。網羅性があるように見える。あたまよさそうに見える。チェックリストマネージメントが2006年あたりにはくるんじゃないかと。
[[ス] Academed!A:LHC2005ミニログより引用]

タスク管理したらどうなるの?
  • タスクで悩むことがなくなる
  • 最終目標は「タスクを忘れ去る」
    • 小学校のあの時間割を作るべし!
      • 時間割を見もって仕事をこなす!
      • 次に何をするかは時間割任せ
        • その場そのときのタスクに集中できる!
    • 時間割作成に手間をかけるべし!
      • 突然の用事・仕事にも対応できるように!
        • タスクの合間に余裕を持たせる。
          • ほんとに余裕だったらそれを活用!
      • 時間をかけるのもほどほどにね。
        • 細かく時間割を分けすぎない。
          • 最小単位を30分とかにするといい感じ。
    • 常に時間割を見るべし!
      • これがなかったら生きていけない~レベルまで依存しちゃえ!!!
  • 過去のタスクから未来を予想する
    • 予想時間の精度が上がり、
    • 時間割の精度が上がって、
    • 余力ができる!
      • 余力を別のことに活用できる!
  • タスク管理をしている時間がない
    • それはタスク管理をしていないから!
      • 次の仕事を思い出すのに時間がかかる
      • あれこれ気になって効率よく仕事をこなせない
      • つい脱線しちゃう
    • 「時間=お金」と考えてみましょう
      • 時給で考える
        • 行動=収入を意識する
        • その日の収入を計算して焦る
      • 効率よく投資を行う
        • いかにてこ入れして(レバレッジを利かせて)収入(リターン)を得るか?
        • なにに時間を投資するか?
          • 飲み屋でグチをこぼしているか?勉強会に参加するか?
    • まずはタスクを洗い出してみましょう!

タスクから習慣をつくり、タスクをなくす!
  • 時間割作成のポイント
    • パターン化を意識する
      • 先を予想しやすくなる
      • 使いまわしがきく
    • 無理をしない
      • 淡々と仕事をこなせる範囲で
      • 嫌になったら元も子もない
    • 習慣にしてしまう
      • パターン化→日々実行→無意識に!
      • しないと気持ち悪いw
  • 習慣ついたらタスクに上げなくてもいい
    • 記録はとるべし!!!
      • 達成感につながります
    • たまに見直しましょう。
      • 気がついたら忘れてる可能性大!


習慣をいかに楽してつくりあげるか?
  • アナログかデジタルか?
    • 手書きが一番!
      • 来年の6月13日の13:45に梅田のロフト5階時計売り場で会いましょう!
        • 手元にはアナログが良く似合う。
    • でもちょっと・・・
      • 面倒
        • 転記
        • 情報の集約化
      • かさばる
        • 過去の情報を持ち歩く?
    • アナログをデジタルで補う!
      • デジタルに全てのタスクを放り込む
        • 手帳のデータを同期する
      • 直近のタスクをアナログに落とし込む
        • 毎朝見直しましょう
  • タスクと予定と行動記録
    • タスクだけでは不十分
      • 予定
        • タスクじゃない
        • タスクと連動する!
      • 行動記録
        • タスクの結果を保存
        • 予定は行動記録に置き換わる
          • 事前に行動記録する


デジタルツールを使いこなす!
  • Remember The Milk
    • 使い始め
      • 日本語化のタイミング(2006年7月10日)で利用開始
      • 「Remember The Milk を試してみる」タスクが2006年7月16日
    • 惚れ込んだ理由
      • 操作しやすい
        • シンプルで直感的
          • 期限を指定するのに「今日」や「金曜日」と入力できる
        • ショートカットキーの充実でさくさく入力~
          • 個人差はあるでしょうけど^^;
        • ユーザ登録画面がとても親切な設計で惚れたのがほんとのところw
      • タスク管理の本質をしっかり見抜いてる
        • 優先度付け・期限・予想時間管理
          • シンプルに4段階で重要度をつける
          • いつまでに、どのくらいを管理できる
        • リスト・タグ管理
          • プロジェクト管理も可能!
        • いつでもどこからでもタスクを登録・参照
          • 携帯電話、PDAなどからも使える
          • メール送信でタスク登録!
          • 他のWebサービスとの連携が熱い!
    • 使って見ましょう!
      • ユーザ登録
      • リストを作成する
      • タグをつける
      • スマートリストを作成する
      • 携帯 etcでみる
      • メールから登録する

  • Google カレンダー
    • 使い始め
      • 2006年4月11日に公開。多分すぐに使い始めた。
        • Outlookから予定データをがっさりと移行してるので最初に登録した予定が不明^^;
    • 惚れ込んだ理由
      • 操作しやすい
      • 安定している
      • ユーザが多い
      • etc etc
    • 使ってみましょう
      • ユーザ登録
      • カレンダーを作成する
      • カレンダーを読み込む
      • 予定をまとめて登録する
        • これが時間割になる
      • Remember The Milkと連携してみましょう
        • タスクから時間割に落とし込む
      • 常に時間割を見る環境作り
        • 携帯で見る
        • ブラウザの横にさりげなく
        • ガジェット!ガジェット!ガジェット!


タスク管理のその先に。。。
  • タスク管理からプロジェクト管理へ
    • 人の管理は大変
      • 人を管理しなきゃならない
      • 1人ではできることに限界がある
    • ちょっと考えてみる
      • 1人で大人数を管理は大変じゃない?
      • みんな自分のタスク管理できてる?
    • まずはみんながタスク管理できる状態にする。
    • 自分は大枠だけ管理
      • 船の針路は決めなきゃね
      • 細かいところはしりません
  • それぞれにあったタスク管理がある!
    • 皆さん是非実践して情報共有しましょう!

WEBアプリ小ネタ&補足


[参考URL]
手帳・システム手帳・カレンダー・ビジネスツールの総合サイト
http://bt.jmam.co.jp/bizstyle/im/re_sys1.html

GTD (Getting Things Done)とは : ワークスタイル・メモ
http://www.ariel-networks.com/blogs/tokuriki/2005/12/gtdgetting_things_done.html

[ス] Academed!A:LHC2005ミニログ
http://www.lacrime.net/item_1135.html

目標管理ツール - checkpad.jp
http://www.checkpad.jp/

Remember The Milk
http://www.rememberthemilk.com/

Googleカレンダー
https://www.google.com/calendar/

Remember The Milk (ToDo管理サービス) : ワークスタイル・メモ
http://www.ariel-networks.com/blogs/tokuriki/2005/12/todoremember_the_milk_1.html

無料タスク管理サービス「Remember The Milk」日本語版の使い方 - GIGAZINE
http://gigazine.net/index.php?/news/comments/20060712_remember_the_milk/

Remember The Milkを使い倒す - GTDなTODO管理に最適なRTMの特徴や機能を紹介します
http://airy.web.infoseek.co.jp/cgi-bin/forgotthemilk/feature/rtm/

Remember The Milk は猿によって作られた!?(裏話しいろいろ)
http://d.hatena.ne.jp/hmiyaza1/20070222/1172802419

Remember The Milk 日本版 公式ブログ » iPhone、iPod touch版 Remember The Milkリリース
http://blog.rememberthemilk.jp/2007/11/02/69/

Remember The Milkの情報おさらい (ひよっこエンジニアリング)
http://koka.sakura.ne.jp/hiyokko/2006/07/remember_the_milk_1.html

Google カレンダーとRemember The Milkとフランクリン・プランナー (ひよっこエンジニアリング)
http://koka.sakura.ne.jp/hiyokko/2007/03/google_remember_the_milk.html


[参考書籍]
STUDY HACKS!
http://mediamarker.net/u/koka/?asin=4492042989

レバレッジ時間術
http://mediamarker.net/u/koka/?asin=4344980395

レバレッジ・シンキング
http://mediamarker.net/u/koka/?asin=4492042806

レバレッジ勉強法
http://mediamarker.net/u/koka/?asin=447979218X

人生は手帳で変わる 3週間実践ワークブック
http://mediamarker.net/u/koka/?asin=4906638309








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